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Organiser l'encombrement du papier dans votre bureau

Par fouillis organisation

, le temps passé à la recherche de documents est réduite et votre lieu de travail devient un plaisir et un lieu productif de passer le temps.

Première étape - Libérez votre bureau

Retirez tous les travaux de papier à partir du bureau sur lequel vous travaillez à partir, les seuls éléments qui devraient prendre leur place sur cette surface devrait être votre ordinateur, téléphone, stylos, etc. Arrêtez le percevoir le bureau comme une autre surface de stockage et de garder clairement à tout moment.

Deuxième étape - Installez un système d'évacuation de papier

Si vous placez une machine à papier de déchiquetage et d'un bac de recyclage de papier dans votre bureau, vous réduisez immédiatement encombrement. Travaux de papier sera automatiquement classé dans l'un de vos plateaux de classement, question confidentielle pour le broyage ou le recyclage. Il est utile de rappeler que la paperasserie devrait tomber dans l'une des trois catégories: de l'action, pour le broyage ou pour une réutilisation.

Troisième étape - Créer un espace de stockage

En érigeant des étagères dans votre bureau, ou se tenir debout seuls les périphériques de stockage avec des étiquettes, l'encombrement est éliminé. L'utilisation de boîtes de fichier est un bon choix car la paperasserie est caché de la vue et crée une ligne de courant, esthétique à votre bureau. En codant vos boîtes ou des dossiers de classement de couleur, vous pouvez instantanément identifier les catégories de documents, par exemple, les dossiers rouges seraient contenir des informations et bleu financière pour identifier les informations des ressources humaines.

Quatrième étape - Archivage




Votre intention est d'organiser l'encombrement et faire en sorte que votre bureau ne devient pas de mur à mur des boîtes ou des dossiers de dépôt et comme tel, il est important d'utiliser un système d'archivage. L'archivage est le processus d'élimination paperasse pas à jour à partir de votre zone de travail, à une zone de stockage en toute sécurité, avec le but de maintenir pour une période de temps définie, mais pas nécessaire sur une base régulière. Un bon exemple de ceci serait les données financières qui doivent être conservés pendant 5 ans dans le cas où elle est nécessaire.

Cinquième étape - Sessions Purge régulières

Faire une entrée dans votre journal à regarder régulièrement à un certain dossier dans votre système de classement. En passant tout simplement dix minutes par semaine en regardant le contenu, votre système de classement est sûr de rester sans encombrement. Si cela est respecté, votre bureau est garanti pour rester libre de papier en excès.

Sixième étape - Classez

Lors de la création d'un système de classement, il est sage de se rappeler que les catégories sont utiles. Quelle que soit la méthode que vous avez choisi de déposer auprès, par exemple, par date ou par ordre alphabétique, de s'y tenir et le déposer à l'endroit approprié. Restez à l'écart de la catégorie infâme "divers" qui est vraiment juste un leurre pour le "ne peut pas être pris la peine de déposer là où il devrait être" un objet.

Septième étape - réduire le volume de papier entrant

Les entreprises qui envoient systématiquement mail à votre bureau, que ce soit courrier indésirable ou courrier indésirable, ce qui équivaut à la même chose, peut être arrêté. Soit par téléphone ou par l'envoi d'une lettre standard demandant la fin de la correspondance, l'objectif est d'organiser le désordre avant qu'il ne devienne un inconvénient.

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